El sistema de limpieza CRM es una herramienta eficaz para la organización óptima de los procesos de negocio en una empresa que ofrece servicios de limpieza de locales residenciales, comerciales, industriales, etc. Desafortunadamente, no todos los jefes de organizaciones en esta especialización entienden esto completamente. Mucha gente cree que la limpieza no requiere inversiones en tecnologías de TI (incluyendo CRM), ya que utiliza mano de obra poco calificada y no proporciona una rentabilidad particularmente alta. Al mismo tiempo, a primera vista, los servicios de limpieza no son flexibles en la terminología de los vendedores. Esto significa que la necesidad de limpiar el local no depende especialmente de varios factores momentáneos (falta de dinero, tiempo, ganas, etc.). La limpieza se puede posponer un par de días, pero no se puede rechazar por completo. Todavía tienes que hacer esto. Por lo tanto, según algunos ejecutivos de limpieza, no tiene sentido invertir mucho dinero y esfuerzo para retener a los clientes y mantener buenas relaciones a largo plazo con ellos. Sin embargo, aquí hay que tener en cuenta la competencia cada vez más intensa en el mercado de la limpieza. Por lo tanto, hoy en día el programa CRM de servicios de limpieza es simplemente vital en cualquier empresa que pretenda crecer y desarrollarse en este mercado en particular.
USU-Soft presenta su propio programa CRM único para optimizar los procesos de gestión y contabilidad. La interfaz está organizada visual y lógicamente; incluso un usuario sin experiencia puede acostumbrarse rápidamente y comenzar a trabajar en la práctica. Dado que la satisfacción con la calidad de la limpieza y la fidelización del cliente son factores clave para volver a su empresa de limpieza (y preferiblemente convertirse en un cliente habitual), las funciones de CRM en el sistema están en el centro de atención. La base de datos de clientes que solicitan trabajos de limpieza mantiene actualizados los datos de contacto, así como un historial completo de la relación con cada cliente. En la base de datos, es posible configurar páginas separadas para contabilizar por separado a personas físicas y jurídicas, así como una clasificación detallada de las instalaciones atendidas (por propósito, por área, por ubicación dentro del asentamiento, periodicidad de limpieza, por condiciones especiales y requerimientos del cliente, etc.). Si es necesario, se puede mantener un plan de limpieza especial para cada cliente actual con marcas de verificación al completar el siguiente elemento de la lista de acciones.
El sistema de limpieza CRM permite un seguimiento constante de los pedidos en curso, incluyendo el control de plazos y puntualidad de los pagos, etc. Para una mayor interacción, existe la posibilidad de crear envíos masivos automáticos por SMS, así como generar mensajes individuales sobre temas urgentes. Los documentos estándar (contratos estándar, formularios de pedido, facturas de pago, etc.) son generados y completados automáticamente por el sistema CRM. El programa CRM es universal y proporciona contabilidad y gestión de una amplia gama de servicios de limpieza para un número ilimitado de objetos atendidos y sucursales de la empresa. La contabilidad de almacenes le permite tener datos precisos sobre el stock de detergentes, herramientas y consumibles en cualquier momento. Los estados financieros brindan a la gerencia datos operativos sobre la presencia y el movimiento de efectivo en las cuentas y el efectivo de la empresa, las cuentas por cobrar existentes, los gastos e ingresos corrientes, etc. El sistema de gestión de limpieza CRM permite un control estricto de los pedidos en cuanto a tiempo, calidad y condiciones adicionales. El programa CRM fue desarrollado por profesionales expertos y cumple con las normas y requisitos legales, así como con los estándares de TI modernos.
La contabilidad y la gestión se realizan para una gama ilimitada de servicios de limpieza, así como para cualquier número de sucursales remotas e instalaciones atendidas. La configuración del sistema CRM se realiza teniendo en cuenta las características específicas de la empresa cliente. Las herramientas del programa CRM garantizan la interacción más cercana posible con los clientes, la contabilidad precisa de sus requisitos y deseos con respecto a los servicios de limpieza. La base de datos de clientes almacena información de contacto actualizada y un historial detallado de la relación con cada cliente (fechas y duración de los contratos, importes, descripción de los objetos de limpieza, periodicidad de los pedidos, etc.). El sistema CRM realiza un seguimiento automático de todos los pedidos válidos introducidos en la base de datos, de acuerdo con las condiciones de ejecución y pago, el control de calidad del servicio y la satisfacción del cliente con los trabajos de limpieza realizados. Para ahorrar tiempo y reducir la carga de trabajo de los empleados con operaciones rutinarias, los documentos con una estructura estandarizada (contratos, formularios, actos, especificaciones, etc.) se completan automáticamente de acuerdo con las plantillas incluidas en el sistema CRM. Las herramientas de contabilidad de almacén automatizan los procesos de recepción de mercancías y procesamiento de documentos adjuntos mediante la integración de lectores de códigos de barras, terminales de recopilación de datos, etc.
Gracias a la aplicación CRM, los gerentes pueden recibir datos precisos sobre la disponibilidad de detergentes, insumos, equipos, etc. en cualquier momento. El sistema CRM se puede configurar con formularios electrónicos para calcular varios servicios de limpieza (las estimaciones se recalcularán automáticamente si cambian los precios de compra de las herramientas y los materiales utilizados). Los informes de gestión dentro de la aplicación CRM permiten crear modelos, gráficos, informes sobre estadísticas de pedidos, la regularidad de las llamadas de determinados clientes del servicio de limpieza, los servicios más demandados y solicitados, etc.
Con base en la información disponible, la gerencia tiene la oportunidad de analizar el desempeño de divisiones individuales, sucursales, empleados individuales para calcular salarios por pieza e incentivos materiales para los mejores empleados. Las herramientas contables integradas permiten la gestión del flujo de caja operativo, el control sobre el calendario de liquidaciones con proveedores y clientes de las órdenes de limpieza, el seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa, etc. En un orden adicional, las aplicaciones CRM móviles para clientes y empleados se integran en el sistema CRM, lo que garantiza una cooperación más estrecha y beneficiosa para ambas partes.
