El programa de documentos de transporte es una de las configuraciones del software Universal Accounting System, creado para controlar los documentos de transporte que deben acompañar a la carga, y los documentos que acreditan la matriculación de vehículos para el transporte de carga. Estos y otros pueden ser considerados como documentos de transporte. El programa de llenado de documentos de transporte prevé este llenado en modo automático, para lo cual el programa ofrece formularios especiales, llamados ventanas, a través de los cuales se ingresan datos primarios y actuales en el programa para el reflejo real del proceso de producción.
Los formularios para completar los documentos de transporte tienen un formato especial y cumplen dos funciones: agilizar el llenado y establecer la relación entre los nuevos valores y los ya incluidos en el programa para completar los documentos de transporte. La peculiaridad del formato radica en los campos de llenado: contienen un menú incorporado con opciones de respuesta (el gerente debe elegir la adecuada) o proporcionan una transición activa a una base de datos específica para seleccionar la posición deseada en ella, y luego también regrese al formulario. Esto, por supuesto, acelera el llenado y los datos se vinculan entre sí a través del menú con respuestas y/o un enlace a la base de datos.
Las respuestas en el menú de campos para completar son siempre diferentes e incluyen información sobre el solicitante principal, ya sea un cliente, un vehículo o un producto, según el formulario que se complete. Gracias a este llenado, se excluye la posibilidad de errores en el llenado del formulario, lo que da a los documentos de transporte una garantía de que se redactarán correctamente. Después de completar el formulario y teniendo en cuenta la información ingresada en el mismo, se generan automáticamente los documentos de transporte, para lo cual se utiliza la base normativa y de referencia de la industria, integrados en el programa de llenado de documentos de transporte y metodologías de recomendaciones para el registro. de acuerdo con actos legislativos, normas legales, requisitos aduaneros. La documentación preparada de esta manera tiene un estándar aprobado oficialmente, su llenado automático sigue las reglas establecidas, no hay errores, lo cual es importante cuando se transportan mercancías a través de diferentes territorios.
El programa de contabilidad de documentos de transporte ofrece la gestión de documentos electrónicos, cuando la documentación generada está sujeta a registro automático en registros electrónicos, también creados por el programa de mantenimiento de registros. En este caso, el programa mantiene el registro con numeración continua, configurando por defecto la fecha actual en el registro, luego genera los archivos correspondientes al contenido de la documentación, monitorea su devolución luego de la firma y observa si se guarda el original o copia escaneada. en el programa El programa de matriculación del documento de transporte presupone la realización de un proceso separado, al que se hace referencia anteriormente, al establecer el control sobre la documentación de matriculación emitida para un determinado vehículo con indicación de su periodo de validez, junto con el permiso de conducción, para que los vehículos y conductores estén plenamente armados. antes de cada vuelo. A medida que se acerque el final del período de validez, el programa avisará a los responsables de la inminente reposición de los documentos de transporte, para que haya tiempo suficiente para una nueva matriculación.
El software para el transporte de documentos es instalado remotamente en las computadoras de trabajo de la empresa por los empleados de la USU, para lo cual utilizan la conexión a Internet, como en cualquier trabajo remoto. El programa puede funcionar sin conexión a Internet con acceso local, pero para el funcionamiento de un único espacio de información, que incluye todos los servicios, incluidos los geográficamente remotos, es necesaria su presencia. Una red común permite la contabilidad general y las compras generales, lo que reduce los costos de la empresa en la organización de nuevas entregas.
El programa de gestión de documentos de transporte también ofrece control de acceso, asignando usuarios y contraseñas individuales a los empleados que han recibido permiso para llevar registros de sus actividades en el programa, involucrando servicios relacionados con el proceso de transporte en este proceso, lo que permite una rápida recepción de información de todos los frentes, asegurando que el programa tenga información versátil, lo que conduce a la visualización del estado real de los procesos de trabajo, teniendo en cuenta todos los matices que siempre ocurren. A su vez, el programa involucra a los trabajadores de las especialidades de trabajo, poseedores de información operativa, que trabajan directamente con el transporte, lo que permite controlar su estado en el momento actual. La disponibilidad del programa está garantizada por una navegación cómoda y una interfaz sencilla, también multiusuario, que permite a todos acceder al mantenimiento simultáneo de los registros de trabajo sin el conflicto de guardarlos. La distribución de datos a través de la estructura es clara, los formularios electrónicos tienen el mismo estándar de presentación y llenado, lo que agiliza el trabajo de los usuarios en el programa y ahorra tiempo de trabajo.
El programa de documentos de transporte genera guías y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar el registro de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la administración y los empleados de la empresa.
El programa del transportista realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula costos, teniendo en cuenta varios factores.
La contabilización de los documentos de transporte a través de la aplicación de gestión de una empresa de transporte se realiza en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas sencillas del día a día.
La contabilidad de operadores aumenta la productividad del personal al permitirle identificar al personal más productivo e incentivar a esos empleados.
La contabilidad en el transportista recopila información actualizada sobre combustibles y lubricantes sobrantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
Las empresas de transporte y logística, para mejorar su negocio, pueden empezar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte a través de un programa informático automatizado.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza la contabilidad del almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
El programa del transportista tiene en cuenta indicadores importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
El programa formó varias bases de datos para manejar los principales tipos de actividades, también tienen la misma estructura y el mismo principio de distribución de información.
La serie de nomenclatura, o base de materias primas, contiene una lista completa de artículos de materias primas que utiliza la empresa para el trabajo y/o la entrega al destinatario, todos los cuales tienen un número.
El número de nomenclatura y las características comerciales individuales permiten encontrar rápidamente un producto entre miles de artículos iguales, identificándolo entre el resto.
Para manejar el trabajo con los clientes se montó una base de datos en formato CRM, donde se presentan los datos de cada uno, incluyendo contactos, interacciones previas, plan de trabajo, mailing de textos.
CRM monitorea constantemente a los clientes, identifica a aquellos que vinieron a reunirse, hace una lista para cada gerente y les recuerda regularmente la implementación.
El CRM permite a los gerentes elaborar planes de trabajo, según los cuales la gerencia monitorea regularmente sus actividades, evaluando el momento, la calidad de la ejecución y agregando nuevas.
Para contabilizar el movimiento de mercancías, el programa prevé su registro documental a través de facturas, su compilación se realiza de forma automática a través de la nomenclatura.
Las facturas constituyen una base de datos propia, donde se presentan sus diferentes tipos; para la separación, se propone asignar un estado a cada tipo y color para dividirlo visualmente.
Para contabilizar el transporte, el programa genera una base de datos de pedidos, donde se recogen todos los pedidos, sean de transporte o no, al dar de alta el transporte se rellena la ventana de pedido, registrándolo.
Todos los pedidos en la base de datos de pedidos tienen estados que indican el grado de preparación y un color para ellos, para que el gerente pueda controlar visualmente las etapas del transporte de la carga.
Los estados en la base de pedidos cambian automáticamente: a medida que los ejecutores agregan sus datos a los registros de trabajo, desde allí el programa selecciona, ordena y cambia su preparación.
Para tener en cuenta el estado y carga de los vehículos, se conformó una base de datos de transporte, donde se relacionan todas las cabezas tractoras y remolques adscritos al parque vehicular, con sus características.
La base de datos de transporte contiene información sobre cada unidad, incluidos los vuelos realizados, las reparaciones realizadas, la validez de los documentos de registro, el consumo de combustible.
Para la planificación del transporte se conformó un cronograma de producción, donde se marcan todos los periodos de empleo y mantenimiento programado, para cada plan de trabajo se presentan.
La contabilidad estadística le permite calcular indicadores por adelantado utilizando las estadísticas acumuladas, lo que le permite planificar de manera efectiva los costos, la cantidad de mercancías en el almacén.
