El programa de contabilidad de la empresa de transporte es una configuración del programa de automatización Universal Accounting System y proporciona a la empresa de transporte una contabilidad eficiente y un modo de contabilidad automático. Gracias a la contabilidad automatizada, el transportista ahorra en costos de mano de obra y, en consecuencia, en nómina, aumenta su eficiencia a través de una contabilidad más precisa y eficiente y la agilización de los procesos de trabajo y procedimientos contables, cuya participación del personal ahora está excluida, lo que mejora la calidad de la contabilidad y cálculos... La velocidad de todas las operaciones realizadas por el software de contabilidad de un transportista es de fracciones de segundo, independientemente de la cantidad de información procesada, y esta calidad afecta la velocidad de intercambio de información en un transportista, acelerando la toma de decisiones y, en consecuencia, , la conducción de operaciones productivas, lo que lleva a incrementar los volúmenes de producción...
Teniendo en cuenta que el personal ya no está involucrado en la realización de muchos trámites diarios, esto permite “recapacitarlos” para realizar otras tareas igualmente importantes. Un programa de archivo del transportista prevé la participación de trabajadores de diferentes perfiles, lo que le proporciona la recepción de información operativa y versátil, que, a su vez, contribuye a la visualización completa del estado actual del proceso productivo. Por ejemplo, los operadores de transporte participan en el mantenimiento de registros de las actividades de transporte, incluidos los conductores, técnicos, coordinadores; los trabajadores del servicio de automóviles están involucrados en establecer la condición real de los vehículos que afecta el desempeño del transporte; Los empleados del departamento de logística, los trabajadores del transporte y los trabajadores participan en la planificación y el cálculo de rutas. almacenes, gerentes de servicio al cliente, contabilidad y otros.
Dado que el programa de contabilidad de un transportista involucra la participación de un gran número de usuarios, con el fin de preservar la confidencialidad de los datos del servicio, la distribución de sus derechos se realiza de acuerdo con las responsabilidades existentes y las facultades conferidas. Para ello, todos reciben un login personal y una contraseña de seguridad, que determinan su área de trabajo y la cantidad de información de servicio que se requiere para realizar las tareas laborales. Un área de trabajo separada en el programa de contabilidad de una empresa de transporte implica mantener registros personales de trabajo en forma electrónica, a los que solo el manual tiene acceso para controlar las actividades del usuario: la calidad de sus datos y su cumplimiento con el estado real de la producción proceso, el tiempo de las tareas.
El procedimiento de control debe ser regular, lo que lleva algún tiempo, por lo que el programa de contabilidad del transportista ofrece una función de auditoría, cuya responsabilidad es evidenciar los datos nuevos y los que fueron corregidos después de la última verificación, lo que agiliza significativamente el proceso. Cada usuario debe ingresar rápidamente sus indicaciones de operación en el programa y registrar en él las operaciones completadas realizadas por él en el curso de sus actividades comerciales. Al final del período cubierto por el informe, el transportista recibe un conjunto de personal, donde se anotará su trabajo en conjunto y los resultados se resumirán por separado para cada usuario, incluida la preparación para ingresar información en el transporte de la empresa. programa de contabilidad, que calcula automáticamente la remuneración mensual para él en base a los registrados en los volúmenes de ejecución de los diarios. Este hecho obliga al personal a mantener más activos sus formularios de denuncia, para registrar oportunamente la disponibilidad de tareas.
Para mantener registros de todo tipo de actividades, el programa genera varias bases de datos, cuyo mantenimiento refleja de manera más informativa el trabajo del transportista en todos los procesos, objetos y temas, incluido el movimiento de fondos, la interacción con clientes y proveedores, la actividad y el estado del flota de vehículos, gestión de stocks actuales. Al mismo tiempo, todas las bases de datos del programa tienen el mismo formato, lo que facilita el mantenimiento por parte del usuario: la lista completa de participantes en la base de datos se presenta en la parte superior y en la parte inferior se organiza una barra de pestañas que contiene una descripción detallada de todos los parámetros importantes para esta base de datos por su participante.
Para un transportista es importante el estado de su flota de vehículos: técnico y operativo, su carga de pedidos, plazos, etc. Para controlar sus actividades, se elaboró un cronograma de producción, donde todo el transporte se planifica en el marco de los contratos existentes y las solicitudes de transporte entrantes en la modalidad actual. A cada envío se le asigna un transporte específico, para que tenga una idea de la eficiencia de uso de cada vehículo de la flota, además, el programa pondrá a su disposición, al final del período, un informe separado para todos vehículos en su conjunto y por separado, dividiéndolos en tractores y remolques. Esta base también es responsable de supervisar el mantenimiento: estos períodos se planifican con anticipación y se marcan en rojo en el gráfico para llamar la atención de los logísticos en la planificación de nuevos vuelos.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar el registro de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la administración y los empleados de la empresa.
La contabilidad de operadores aumenta la productividad del personal al permitirle identificar al personal más productivo e incentivar a esos empleados.
El programa del transportista realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula costos, teniendo en cuenta varios factores.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza la contabilidad del almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
El programa de documentos de transporte genera guías y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
La contabilidad en el transportista recopila información actualizada sobre combustibles y lubricantes sobrantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
La contabilización de los documentos de transporte a través de la aplicación de gestión de una empresa de transporte se realiza en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas sencillas del día a día.
Las empresas de transporte y logística, para mejorar su negocio, pueden empezar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte a través de un programa informático automatizado.
El programa del transportista tiene en cuenta indicadores importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
El programa también forma una base de datos de vehículos en el balance de la empresa, dividiéndolos en tractores y remolques para realizar un seguimiento de cada uno.
En la base de datos de transporte, para cada uno de ellos, se enumeran todos los vuelos realizados, los trabajos de reparación y reemplazo de repuestos, se indican las características técnicas, el período de los documentos de registro.
Se creó una base de datos similar para los conductores, que también enumera todos los vuelos realizados, se indican los resultados de los exámenes médicos, las calificaciones, la duración del servicio y el período de validez de la licencia de conducir.
El programa forma una base de clientes, donde registra todos los contactos con los clientes, manteniendo el historial de relaciones, un plan de trabajo elaborado, todos los mensajes de texto enviados.
La relación regular con los clientes se apoya en anuncios y boletines enviados en diferentes formatos según la ocasión: masivo, personal, colectivo.
El informe de correo directo es generado por el programa al final de cada período y evalúa su efectividad por el número de solicitudes recibidas, nuevos pedidos y ganancias recibidas.
El programa genera una línea de productos que enumera todos los artículos básicos, incluidos los repuestos que tienen su propio número, características comerciales para una búsqueda rápida.
El movimiento de mercancías y carga se registra mediante hojas de ruta, se compilan automáticamente; es suficiente indicar un parámetro individual, cantidad, base para el movimiento.
Cada artículo de mercadería tiene una ubicación separada en el almacén, a la cual se le puede asignar un código de barras para la búsqueda rápida de productos, el programa funciona con un lector de código de barras.
El programa funciona con una terminal de recolección de datos, lo que le permite realizar rápidamente todos los inventarios y también verificar rápidamente la información recibida con los datos contables.
El programa funciona con balanzas electrónicas, impresora para imprimir etiquetas, lo que le permite etiquetar rápidamente mercancías para el transporte, imprimir pegatinas con un diseño corporativo.
El programa organiza la contabilidad automatizada del almacén, que deduce automáticamente del balance todas las mercancías a mover según factura.
El resumen del almacén muestra qué artículos básicos tienen una gran demanda, cuáles no tienen liquidez o están por debajo del estándar; el programa realiza un seguimiento de su rotación.
El programa reduce casos de robo de repuestos y combustible, excluye casos de mal uso de vehículos, salidas no autorizadas, establece control sobre combustibles y lubricantes.
La regulación de las actividades de personal y transporte en términos de tiempo y carga de trabajo conduce a un aumento en la productividad del personal, la eficiencia del uso del transporte en la empresa.
