Programas de contabilidad para empresas de transporte: diferentes configuraciones del software Universal Accounting System, diseñadas específicamente para que las empresas de transporte automaticen su contabilidad en su conjunto o tipos de contabilidad individuales, según sus necesidades. El programa de contabilidad para una empresa de transporte es un sistema de información automatizado para organizar y mantener varios tipos de actividades internas, incluido el control y la gestión no solo de datos, sino también de personal, vehículos, clientes, proveedores e inventario.
El software de contabilidad del operador se instala en una computadora sin ningún requisito, la única condición para la instalación es el sistema operativo Windows, la instalación en sí se lleva a cabo de forma remota, a través de una conexión a Internet y por el programador. Para que los transportistas puedan recibir información sobre la contabilidad en el modo de tiempo actual, los programas de contabilidad de los transportistas de la USU prevén la participación de todos los servicios disponibles en los transportistas para mostrar de manera correcta y eficiente la esencia de los procesos de trabajo, su estado real .
Sí, no todos los empleados de una empresa de transporte tienen las habilidades informáticas requeridas, en particular, los representantes de las profesiones de cuello azul: conductores, reparadores, técnicos, pero esto no es importante para el programa de contabilidad de una empresa de transporte, ya que tiene tal interfaz simple y fácil de navegar que incluso los usuarios inexpertos la dominan rápida y fácilmente, lo que, por cierto, es la diferencia entre los programas de contabilidad de la USU y los desarrollos alternativos. La participación de conductores y reparadores, técnicos y coordinadores en las actividades de los usuarios permite una rápida actualización de la información del programa, ya que están directamente relacionados con la participación del transporte en el transporte y su reparación, siendo el transporte la base de la actividad productiva de una empresa de transporte. por lo tanto, la información sobre su condición y el trabajo realizado por él refleja el contenido de los procesos de trabajo.
El programa de contabilidad del operador prevé la separación de los derechos de los usuarios para preservar la confidencialidad de la información oficial; muchas personas tienen acceso a ella, por lo tanto, asignar un nombre de usuario y una contraseña de seguridad a cada usuario aumenta el grado de protección, restringiendo el acceso a el volumen completo y brindando solo la información que el empleado necesita para completar las tareas. Cabe señalar que en el programa de contabilidad del transportista existe un planificador de tareas que inicia su ejecución de acuerdo a los horarios laborales definidos por el transportista, una de las tareas es el respaldo periódico de la información del servicio, lo que garantiza su seguridad.
El programa de contabilidad de la USU tiene otra diferencia importante con respecto a otras propuestas: es un análisis de todo tipo de actividades operativas y la formación de informes analíticos y estadísticos, a partir de los cuales es posible dibujar una imagen real de las actividades y encontrar mucho. de cosas interesantes, por ejemplo, qué factores influyen positiva y/o negativamente en la formación de ganancias, cuál de los clientes es el más rentable para el fabricante de automóviles, qué rutas son las más populares, cuáles serán las más rentables, qué transportes realizan la mayor cantidad de vuelos y cuál es el más económico, cuál del personal es el más eficiente, qué elementos de costo pueden considerarse irrazonables. Esta es una información muy importante en la que pensar, si la utiliza en la organización de actividades de transporte, puede lograr un aumento en el efecto económico al asignar correctamente sus recursos.
El programa de contabilidad proporciona a cada usuario sus propios formularios electrónicos para mantener registros contables de tareas completadas, para ingresar lecturas de trabajo y otras observaciones de procesos. Con base en el trabajo ingresado por el usuario, el programa de contabilidad calcula los salarios por pieza; otros trabajos, en ejecución pero no en el programa de contabilidad, no están sujetos a remuneración. Esta condición, mejor que cualquier otra, obliga a todos los usuarios a registrar la ejecución de tareas y operaciones de manera oportuna, y las formas individuales de trabajo nos obligan a asumir responsabilidad personal por la veracidad de su información, la cual se indica con un inicio de sesión cuando se ingresó al programa, y no será difícil descubrir al propietario de la información falsa.
El programa de contabilidad realiza automáticamente todos los cálculos, por ejemplo, calcula el costo del transporte, teniendo en cuenta todos los costos del viaje: este es el consumo estándar de combustible, según la longitud de la ruta, las dietas de los conductores, las tarifas de estacionamiento y otros gastos. Al final del viaje, cuando se han ingresado los gastos reales en el programa, automáticamente indica la desviación de los gastos reales de los gastos planificados e identifica la razón de tal desviación. Para organizar los cálculos automáticos en el programa, se construye una base normativa y metodológica, recopilada de todos los reglamentos y regulaciones de la industria, normas y estándares aprobados, y en base a sus datos, se realizó un cálculo de todas las operaciones de trabajo con el costo asignado. a ellos
Las empresas de transporte y logística, para mejorar su negocio, pueden empezar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte a través de un programa informático automatizado.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
El programa de documentos de transporte genera guías y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
La contabilidad en el transportista recopila información actualizada sobre combustibles y lubricantes sobrantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
La contabilidad de operadores aumenta la productividad del personal al permitirle identificar al personal más productivo e incentivar a esos empleados.
El programa del transportista tiene en cuenta indicadores importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar el registro de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la administración y los empleados de la empresa.
La contabilización de los documentos de transporte a través de la aplicación de gestión de una empresa de transporte se realiza en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas sencillas del día a día.
El programa del transportista realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula costos, teniendo en cuenta varios factores.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza la contabilidad del almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
Los empleados de todos los servicios mantienen registros conjuntos en los documentos sin conflictar su guardado, ya que la interfaz multiusuario elimina este problema de accesos simultáneos.
El trabajo en el acceso local se lleva a cabo sin Internet, mientras que la operación de una red común entre servicios remotos solo es posible en presencia de una conexión a Internet.
Todos los formularios electrónicos están unificados: tienen un patrón de llenado único, todas las bases de datos tienen el mismo principio de distribución de información, lo que agiliza los procedimientos.
Para personalizar la interfaz, el programa ofrece más de 50 opciones de diseño, y cada usuario puede elegir la suya usando la rueda de desplazamiento en la pantalla principal.
Toda la gama de productos con los que trabaja el transportista se presenta en la nomenclatura, donde cada artículo tiene su propio número y propiedades comerciales individuales.
Todas las posiciones comerciales se dividen en categorías, según la clasificación generalmente aceptada en el catálogo adjunto, lo que agiliza la búsqueda del artículo deseado entre miles de similares.
Se presenta una lista completa de clientes y proveedores en una única base de datos de contratistas, donde todos están divididos en categorías, según la clasificación aprobada por el transportista.
En el perfil de cada contraparte se almacenan sus datos personales y de contacto, plan de trabajo, archivo de interacciones anteriores y cualquier documento que se pueda adjuntar al proceso.
Cualquier movimiento de mercancías se documenta mediante una factura, que se genera automáticamente especificando el nombre, la cantidad, el motivo y el programa la guarda.
Cada factura tiene un número de registro y fecha, estos documentos se guardan en su base de datos y se dividen por estado y color para ello, el estado indica el tipo de factura a consultar.
Se muestra una lista completa de vehículos en la base de datos de transporte, donde para cada unidad se indican sus parámetros técnicos, historial de vuelo e historial de reparación, fechas de registro.
Todas las solicitudes de transporte recibidas y/o el cálculo de su costo se registran en la base de datos de pedidos y se dividen por estado y colores para el control visual de la disponibilidad de la aplicación.
El programa realiza la planificación de las actividades de transporte en el cronograma de producción, que indica los períodos de ocupación de los vehículos por fechas, y su mantenimiento.
En su base de datos se presenta una lista completa de conductores, donde se indican las titulaciones de cada uno, la antigüedad en el servicio en general y en la empresa, la duración del permiso de conducción y el historial de vuelos realizados.
El programa establece una relación mutua entre todas las bases y sus valores, aumentando la calidad contable por la cobertura de cobertura y excluyendo la posibilidad de datos falsos.
