El software del transportista se denomina Universal Accounting System y el programador lo instala de forma remota en cualquier dispositivo digital que ejecute el sistema operativo Windows del transportista, a través de una conexión a Internet, que siempre es necesaria para el trabajo remoto. El transportista presta servicios de transporte, por lo tanto, su función es mantener los vehículos en constante operación, de lo cual depende su desempeño. Gracias al software instalado, las empresas de transporte no tienen que perder tiempo controlando el estado del transporte y todo tipo de contabilidad, que ahora se realizará de forma automática. Se instala a través de un software cuya función es automatizar las actividades internas de un transportista, incluyendo contabilidad, control, gestión, análisis.
De todas estas funciones en el software son responsables de distintos bloques estructurales, de los cuales solo hay tres - son Módulos, Directorios, Informes, aunque tienen una estructura interna similar en cuanto a estructura y encabezados, ya que trabajan con información de las mismas categorías, pero diferentes en la denominación en la organización del proceso productivo. Por ejemplo, la sección Referencias en el software para una empresa de transporte inicia la organización de los procesos de trabajo, definiendo su orden de acuerdo con la estructura organizativa de la empresa de transporte y la composición de sus activos, tangibles e intangibles, incluidos los recursos humanos y la flota de vehículos. contenido.
Para establecer dicho procedimiento, en la sección Directorios, se coloca información sobre el transportista en todo tipo de actividades - productivas, económicas y financieras, incluyendo una lista de vehículos con una descripción detallada de tractocamiones y remolques, una lista de sucursales y almacenes, otros servicios, geográficamente remotos, que posteriormente el software para el transportista se integrará en una única red de información para el control general y contabilidad del transporte. También contiene una lista de empleados que se convertirán en usuarios de este software, una lista de artículos financieros, etc. Con base en esta información y datos de documentos normativos incluidos en el software para estandarizar las operaciones de trabajo, se regulan las actividades del personal en términos de tiempo y carga de trabajo, y se establece el orden de las operaciones de trabajo y la jerarquía de los procedimientos de contabilidad y conteo.
Todo esto es un escenario para la automatización de actividades operativas, que se desarrolla en el segundo bloque de Módulos. En esta sección, el software del transportista mantiene un registro operativo del trabajo realizado por el transporte y el personal, los costos incurridos en la realización de estos trabajos y otros costos relacionados. Cabe señalar que la sección Módulos es la más activa en términos de experiencia de usuario, ya que solo está permitida aquí, ya que los otros dos bloques tienen una carga semántica diferente - Libros de referencia brindan configuraciones e información de referencia, Análisis de actividades de informes operativos y evaluar su eficacia. El bloque Módulos almacena registros y documentos de usuario electrónicos, donde se registran todos los cambios en el estado del flujo de trabajo que ocurren durante la ejecución de órdenes y otras tareas.
En el último bloque, Informes, el software del transportista genera automáticamente informes con el análisis del proceso de producción actual, y estos informes tienen un impacto tangible en el desarrollo futuro del transportista, ya que muestran qué y dónde se debe cambiar, qué y / o quién debe ser abandonado y qué dejar como está. A su vez, el software presenta la información de forma práctica y fácil de leer, utilizando gráficos, cuadros, tablas y colores para su visualización, lo que permite indicar la importancia de cada indicador en la masa total y entre similares.
Así, el software para carriers forma su estructura en la secuencia configuración>mantenimiento>evaluación, lo que facilita la comprensión de la finalidad de cada bloque y, en consecuencia, el principio de automatización. La tarea misma de la automatización es aumentar la eficiencia de las empresas de transporte, reduciendo los costos laborales y agilizando el intercambio de información, lo que, como resultado, da un aumento en la productividad laboral y los volúmenes de producción, por lo tanto, podemos hablar de un aumento en las ganancias. . Se reducen los costos laborales debido a la sustitución de personal por un sistema automatizado, ya que asume muchas funciones, aliviando a los trabajadores del transporte, lo que permite redirigirlos para resolver otras tareas. Acelerar el intercambio de información conduce a un aumento en la velocidad de las operaciones de trabajo, lo que, como resultado, proporciona un aumento en la producción y un efecto económico muy tangible. El software proporciona formularios electrónicos unificados para su uso, lo que también acelera la experiencia del usuario en el sistema.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar el registro de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la administración y los empleados de la empresa.
La contabilización de los documentos de transporte a través de la aplicación de gestión de una empresa de transporte se realiza en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas sencillas del día a día.
El programa del transportista realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula costos, teniendo en cuenta varios factores.
La contabilidad de operadores aumenta la productividad del personal al permitirle identificar al personal más productivo e incentivar a esos empleados.
Las empresas de transporte y logística, para mejorar su negocio, pueden empezar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte a través de un programa informático automatizado.
La contabilidad en el transportista recopila información actualizada sobre combustibles y lubricantes sobrantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
El programa del transportista tiene en cuenta indicadores importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza la contabilidad del almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
El programa de documentos de transporte genera guías y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
El software forma bases de datos, que también están unificadas: su estructura es la misma, el principio de presentación de la información es el mismo y las herramientas de gestión son las mismas.
El principio de presentar información en bases de datos es el siguiente: en la parte superior hay una lista general de elementos, en la parte inferior hay un panel de pestañas con parámetros detallados.
Las herramientas de gestión de datos en las bases de datos son funciones como la búsqueda contextual, la selección múltiple por varios parámetros y un filtro por criterios específicos.
Una de las principales bases de datos es la base de datos de la flota de vehículos, donde se presentan todas las unidades de transporte con una descripción de características técnicas, estado físico, historial de todas las reparaciones.
El software permite controlar la fecha de vencimiento de las licencias de conducir y documentos de registro de vehículos, notificando con anticipación a los responsables sobre el cambio.
La planificación de actividades de la flota de vehículos se lleva a cabo en el programa de producción: aquí se destacan los períodos de ocupación de vehículos para un pedido en particular, los períodos de mantenimiento.
Los períodos difieren en color: transporte - azul, servicio de automóvil - rojo, al hacer clic en cualquiera de ellos se abrirá una ventana con una descripción detallada del trabajo y su visualización en forma de iconos.
En la programación de la producción, la planificación se realiza de acuerdo con los contratos de transporte existentes y atendiendo las solicitudes de los clientes que se reciben regularmente en la modalidad actual.
El software registra los pedidos recibidos en la base de datos de pedidos, asignándoles un estado, color, a través del cual se puede seguir visualmente la etapa del transporte.
El cambio de estado y colores se realiza automáticamente cuando el software recibe información de los intérpretes - conductores y coordinadores que marcan las etapas.
Simultáneamente con la base de la flota de vehículos, se forma una base de datos de conductores, donde se marcan titulaciones, experiencia general, número de carnet de conducir, fecha de caducidad y sus vuelos.
El software realiza cálculos de forma independiente, incluido el cálculo del costo de la ruta, el cálculo de la tarifa mensual y el costo de los pedidos.
La automatización de los cálculos se garantiza al proporcionar una base de información y una referencia de la industria, donde se presentan todas las normas, reglas y estándares para llevar a cabo las operaciones de trabajo.
A partir de las bases de datos generadas, se presenta la nomenclatura y el cliente en formato CRM, ambos clasificados por categorías, según los catálogos adjuntos, por conveniencia.
Los productos de software de la USU difieren de las ofertas alternativas en este segmento de precios en varios aspectos, siendo uno de los principales el análisis de todo tipo de actividades.
