El programa de registro de vehículos es una configuración del software Universal Accounting System diseñado para empresas de logística y transporte especializadas en actividades de transporte. Todos los vehículos están sujetos a registro, incluido el registro estatal y el registro interno, lo que coloca todas las unidades de vehículos en el balance de la empresa.
El programa de registro de vehículos y conductores cuenta con varias bases de datos de información, incluyendo la base de datos de vehículos y conductores, que también están sujetas a registro - por Estado de acuerdo a los derechos que debe tener cada conductor, e internamente de acuerdo a un organigrama. Además, el programa de registro de vehículos y conductores incluye otras bases, incluyendo la nomenclatura, la base de contratistas y otras bases vigentes que van creciendo permanentemente en el tiempo - cartas de porte, cartas de porte, solicitudes de transporte, etc. Cabe señalar que en el programa de registro de vehículos y conductores, todos los documentos y formularios electrónicos disponibles para el trabajo están unificados: tienen el mismo formato para distribuir información dentro de una categoría de documentos. Esto significa que todas las bases de datos tienen la misma estructura de presentación de datos, lo cual es conveniente, en primer lugar, para los usuarios: no tienen que reconstruir cada vez a un formato de base de datos diferente al pasar de una categoría de información a otra, ya que la forma en que están colocados y los controles son siempre los mismos.
En términos generales, el programa de registro de vehículos y conductores, o más bien sus subsistemas de información, se puede representar como dos mitades de la pantalla, divididas horizontalmente: en la parte superior hay una lista de posiciones línea por línea, o participantes en la parte inferior, en las pestañas inferiores, en la parte superior se enumeran las principales características del puesto seleccionado. Es comprensible y práctico: toda la información se presenta claramente en una pantalla, la transición entre pestañas se realiza con un solo clic, por lo que puede familiarizarse rápidamente con los parámetros del participante para evaluar su participación en el proceso de producción.
El programa de registro de vehículos y conductores en la base de datos de transporte representa todos los vehículos que se encuentran en balance o en trabajo, además de la propia flota, mientras que el transporte se divide en tractoras y remolques, cada mitad recibe su propia información. Las guías antes mencionadas brindan, al elegir un vehículo, información sobre el mismo como marca, modelo, kilometraje, consumo de combustible, plazos y contenido de la reparación realizada, el nombre de las piezas reemplazadas, una indicación del período exacto para el próximo mantenimiento .
Esta es una o dos de las pestañas, donde se proporciona una descripción detallada del vehículo, hay una pestaña separada en el programa de registro de vehículos y conductores con los documentos según los cuales se realizó su registro, se compiló una lista de ellos y Se indican las fechas de caducidad de cada uno, por lo que, a medida que se vayan cumpliendo, el propio programa avisará automáticamente de la necesidad de reemisión, para que en el próximo viaje el vehículo cuente con un kit de combate completo para entrar en ruta. En la pestaña lateral, se encuentra el logotipo de la automotriz, al hacer clic en el cual el programa redirigirá inmediatamente al horario de vuelo planificado, donde se indican los vuelos realizados y planificados para este vehículo, los períodos de revisión técnica y / o mantenimiento. Del mismo modo, el programa de registro presenta todo el trabajo de esta unidad de vehículo desde el momento en que ingresa al balance de la empresa, una lista general de vuelos con detalles de ruta.
Aproximadamente la misma base de información se compiló para los conductores, donde en lugar de vehículos, se proporciona una lista de trabajadores a tiempo completo que realizan el transporte, el mismo formato de control sobre los documentos del conductor (derechos) con notificación oportuna de vencimiento inminente períodos de vigencia y más pasa por el conductor de los turnos de trabajo.
El programa de registro propone involucrar a choferes, técnicos y demás trabajadores de una empresa de transporte automotor en el ingreso de información, lo que ayudará a recopilar rápidamente información sobre el estado actual del proceso productivo, ya que el personal de línea es el transportista preferente de información actual, recibiendo datos que caractericen la realización de actividades de transporte en general y en particular.
El programa de registro tiene un formato accesible para todos los usuarios, incluidos aquellos que se sientan frente a la computadora por primera vez, su interfaz es tan simple y fácil de navegar que todos aprenden el programa desde la primera sesión de trabajo. En el programa de registro, existe una comunicación interna entre los diferentes servicios estructurales, que notifica puntualmente a los empleados relevantes sobre la llegada de un nuevo pedido, su transferencia a los especialistas en logística, ayuda a establecer la coordinación operativa de los temas de compras, etc. Para ello, el programa de registro proporciona varios módulos operativos donde funciona el actual en cada punto de actividad de transporte, según los nombres de las operaciones.
La contabilidad en el transportista recopila información actualizada sobre combustibles y lubricantes sobrantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar el registro de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la administración y los empleados de la empresa.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
La contabilización de los documentos de transporte a través de la aplicación de gestión de una empresa de transporte se realiza en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas sencillas del día a día.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza la contabilidad del almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
El programa del transportista tiene en cuenta indicadores importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
La contabilidad de operadores aumenta la productividad del personal al permitirle identificar al personal más productivo e incentivar a esos empleados.
El programa del transportista realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula costos, teniendo en cuenta varios factores.
Las empresas de transporte y logística, para mejorar su negocio, pueden empezar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte a través de un programa informático automatizado.
El programa de documentos de transporte genera guías y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
Todos los usuarios cuentan con logins y contraseñas de seguridad individuales para mantener la confidencialidad de los datos del servicio debido al acceso masivo a la información.
El código de acceso abre el propio escritorio del usuario con el volumen de información del servicio de acuerdo a las asignaciones, formularios de trabajo personales y temas.
Al trabajar en formularios personales, el usuario es personalmente responsable de la información que ingresa en ellos, todos sus datos se marcan con un inicio de sesión desde el momento en que se insertan.
Existe un control sobre la confiabilidad de la información del usuario por parte de la administración y del propio programa, lo que le permite evaluar la calidad de su información y desempeño.
Para ayudar a la gestión, está disponible una función de auditoría, que destaca los datos que se agregaron o corrigieron después de la última verificación, para que el procedimiento de control se pueda llevar a cabo rápidamente.
En el programa existe una cierta relación entre valores de diferentes categorías, inducida por el programa a través de formularios especiales para el ingreso manual de datos primarios.
Cuando llega información falsa, el equilibrio entre los indicadores disponibles, establecido gracias a esta relación, se desequilibra, por lo que siempre se puede ver quién escribió lo que salió mal.
A pesar de la unificación de formularios electrónicos, el usuario puede personalizar su escritorio eligiendo cualquiera de las 50 opciones propuestas para el diseño de la interfaz.
La interfaz multiusuario elimina el conflicto de guardar registros cuando los usuarios trabajan al mismo tiempo; No se requiere conexión a Internet para el acceso local.
El programa conforma un espacio de información común para todos los servicios remotos con control remoto a través de una conexión a Internet para realizar actividades comunes.
Los productos USU no tienen cuota de suscripción, su costo está fijado en el contrato y solo se puede cambiar cambiando la cantidad de funciones y servicios colocados en el programa.
Todas las bases de datos almacenan información de cada uno de sus participantes desde el momento de su inscripción en el programa; puede adjuntarles cualquier documento para su confirmación.
El programa mantiene estadísticas sobre todos los indicadores de rendimiento y proporciona datos para un análisis posterior, lo que ayuda a la empresa a mejorar los resultados de producción.
El control automatizado de las finanzas permite comparar la desviación de los gastos reales frente a los planificados e identificar sus causas mediante el examen de indicadores de períodos anteriores.
Gracias a la contabilidad automatizada, la empresa recibe datos operativos sobre los saldos de existencias actuales en el almacén y sobre los saldos de caja en cualquier caja o cuenta.
