El programa de vehículos es una de las configuraciones del software Universal Accounting System para empresas de transporte que poseen vehículos y realizan actividades de transporte. En este caso, los vehículos constituyen la capacidad productiva de la empresa, por lo tanto, su contabilidad y control sobre el estado técnico son tareas primordiales del programa - para asegurar su operación ininterrumpida en el marco de la tarea productiva.
El programa de contabilidad de vehículos permite regular todas las actividades de la empresa, incluyendo procesos, objetos, sujetos, - desglosándola en diferentes operaciones de trabajo, fijando el tiempo de ejecución, de acuerdo con las normas oficialmente establecidas, y los anexos dentro del alcance del trabajo realizadas por personal, teniendo en cuenta los materiales y su costo si se utilizan en la operación. Por lo tanto, todo el trabajo de los vehículos y empleados de la empresa tiene una definición precisa en términos de tiempo, tarea, costo, lo que permite organizar la contabilidad automática y el control sobre el proceso de producción en su conjunto y cada una de sus etapas por separado. Y por cada tiempo de inactividad o incumplimiento, siempre hay alguien responsable, lo que aumenta inmediatamente la productividad y la disciplina de trabajo.
El software de contabilidad de vehículos está instalado en dispositivos digitales, el requisito para ellos es la presencia del sistema operativo Windows. La instalación la realizan especialistas de la USU a distancia a través de una conexión a Internet, por lo que el componente territorial no importa a la hora de elegir el proveedor del software, lo que aumenta el número de ofertas. Sin embargo, basta con enumerar las ventajas de este programa de contabilidad de vehículos sobre alternativas en el mismo rango de precios, las dudas sobre cuál es mejor desaparecerán de inmediato.
Por ejemplo, el software de contabilidad de vehículos es el único software que ofrece un análisis de la actividad del vehículo realizada en cada período contable, mientras que otros productos de precio similar no tienen esta función. El análisis regular le permite realizar ajustes oportunos durante el proceso de producción, identificando factores con un impacto positivo y negativo en la rentabilidad y la rentabilidad de la empresa, desmontando cada caja para todos los componentes e indicando el grado de participación de cada parámetro en el resultado general. Esta revisión del software de contabilidad de vehículos muestra cuán eficiente puede ser el personal y qué les impide serlo, si todos los costos son razonables y, de no ser así, cuáles pueden eliminarse o al menos reducirse.
Para registrar y analizar las actividades de los vehículos, el programa formó un cronograma de producción, donde se planifica el trabajo de transporte para unidades de vehículos específicas, cada una de las cuales tiene un período de mantenimiento, durante el cual el automóvil no estará involucrado en el transporte. Estos períodos de trabajo y reparación difieren en color: en el primer caso es azul, en el segundo es rojo para indicar el grado de importancia de esta información. Se les agrega una ventana con información detallada sobre lo que está planificado en términos de tiempo y cantidad de trabajo para un vehículo en particular, cómo se distribuirán estos trabajos: la ventana aparece cuando hace clic en el período seleccionado, mientras que la información en ella Cambios por el programa de contabilidad automática de vehículos: según la información proporcionada por los servicios operativos, qué se hizo y cuándo, cuánto y exactamente qué queda por hacer.
Este efectivo método de control le permite monitorear de forma remota el trabajo de la empresa, que solo requiere una conexión a Internet, y mantener registros de todas las operaciones registradas en el programa, ya que el análisis de actividades mencionado anteriormente se dará en base a tal contabilidad. . Cabe señalar que el programa de vehículos lleva un registro estadístico continuo, por lo que la empresa tiene la oportunidad de planificar su actividad en base a las estadísticas acumuladas para todo tipo de operaciones y predecir los resultados esperados.
Todos los cálculos en el programa para vehículos se realizan automáticamente, según el costo de las operaciones presentado para el cálculo, que se determina utilizando la base regulatoria de la industria integrada en el programa y que contiene el alcance completo de las reglas y requisitos para las actividades de transporte y la configuración para el cálculo realizado durante la primera sesión de trabajo del programa. Cabe señalar que se excluye la participación del personal en todas las operaciones de contabilidad y conteo, los cálculos se organizan de acuerdo con los métodos oficiales, que se presentan en los documentos de base normativos, que, por cierto, se actualizan periódicamente, y en conjunto asegura precisión y Cálculos actualizados.
Al mismo tiempo, el programa para vehículos está atento a la elección de valores para los cálculos, nunca confunde nada y no olvida que juntos garantizan el único resultado correcto. La misma categoría de tareas realizadas por el programa incluye la formación de la documentación actual de la empresa, que se prepara en una fecha especificada de antemano, cumpliendo con todos los requisitos y propósitos.
El programa de documentos de transporte genera guías y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
El programa del transportista realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula costos, teniendo en cuenta varios factores.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza la contabilidad del almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
La contabilidad en el transportista recopila información actualizada sobre combustibles y lubricantes sobrantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar el registro de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la administración y los empleados de la empresa.
Las empresas de transporte y logística, para mejorar su negocio, pueden empezar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte a través de un programa informático automatizado.
La contabilización de los documentos de transporte a través de la aplicación de gestión de una empresa de transporte se realiza en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas sencillas del día a día.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
La contabilidad de operadores aumenta la productividad del personal al permitirle identificar al personal más productivo e incentivar a esos empleados.
El programa del transportista tiene en cuenta indicadores importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
El programa organiza la gestión electrónica de documentos, registra los documentos que genera, los ordena en un fichero anotando dónde se encuentra la copia y/u original y fija la devolución.
Las bases de datos presentadas tienen la misma estructura de presentación de información y están controladas por las mismas herramientas, lo que aumenta la velocidad del usuario.
Los formularios de entrada de datos tienen la misma estructura, lo que permite a los usuarios agregar datos con el menor costo de tiempo, lo que ahorra significativamente su tiempo de trabajo:
El programador de tareas incorporado inicia operaciones automáticas estrictamente de acuerdo con el cronograma aprobado, incluidas las copias de seguridad periódicas en su lista.
El registro documental del movimiento de artículos en stock se realiza a través de facturas compiladas automáticamente, es necesario indicar la mercancía y la cantidad.
La formación de la factura va acompañada de la asignación de un número y la fecha actual, cada documento se guarda en la base de datos, que crece con el tiempo y tiene su propio estado y color.
El registro de las órdenes de transporte va acompañado de la formación de una base de datos de órdenes, donde se asignan los estados a las órdenes, el color del estado, para que pueda monitorear visualmente la disponibilidad.
El cambio de estado va acompañado de un cambio de color, el estado también cambia automáticamente, según los datos proporcionados por los coordinadores y conductores en sus documentos.
La contabilidad del almacén se lleva a cabo en el momento actual, el saldo se cancela automáticamente en el momento del registro de la factura de transferencia de mercancías para el trabajo.
El programa realiza todos los cálculos, en particular, el cálculo del costo de un vuelo, que incluye el consumo de combustible, según el kilometraje, viáticos, estacionamiento, entradas, etc.
Para acelerar la aprobación interna, se presenta un formato electrónico de interacción: se forma un documento común para los participantes con una indicación de color de la preparación de una solución.
La efectividad de la comunicación interna está respaldada por ventanas emergentes en la pantalla, notificando a las partes interesadas, al hacer clic en ellas se puede ir directamente al tema de discusión.
La eficacia de las comunicaciones externas se apoya en la comunicación electrónica en forma de e-mail y SMS, utilizados tanto para informar al cliente sobre la carga como para los envíos.
La formación de la nomenclatura se realiza con la clasificación de las mercancías en categorías, las cuales se presentan en el catálogo adjunto, con los parámetros comerciales indicados para su identificación.
La conformación de una base de datos única de contrapartes se realiza con la clasificación de los participantes en las categorías indicadas en el catálogo adjunto, lo que permite la composición de grupos objetivo.
